Datenschutz
Datenschutz-Richtlinie Dorfverein Wertach e. V.
Stand: 27.10.2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Der Dorfverein Wertach e. V. verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Diese Datenschutz-Richtlinie gibt einen Überblick darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wofür und wie lange, und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortliche Stelle
Dorfverein Wertach e. V.
vertreten durch die 1. Vorsitzende Christine Haslach
Schleifweg 5
87497 Wertach
Mobil: 0170 - 414 96 52
E-Mail: christine.haslach@web.de
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an diese Anschrift. Einen Datenschutzbeauftragten hat der Verein nicht bestellt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.
2. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um
- unsere satzungsgemäßen Aufgaben als gemeinnütziger Verein zu erfüllen,
- Mitglieder zu verwalten, einschließlich Aufnahme, Beitragseinzug und Austritt,
- Veranstaltungen zu organisieren und durchzuführen,
- Buchungen für den Verleih unserer Trail-Rucksäcke abzuwickeln,
- mit Mitgliedern, Förderern, Gästen und der Öffentlichkeit zu kommunizieren,
- über unsere Arbeit zu informieren und
- gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa steuerliche Aufbewahrungspflichten.
3. Rechtsgrundlagen
Welche Rechtsgrundlage gilt, steht in den folgenden Abschnitten jeweils bei der einzelnen Verarbeitung. Insgesamt stützen wir uns auf:
| Rechtsgrundlage | Beispiele |
|---|---|
| Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag, Mitgliedschaft) | Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Rucksack-Buchung, Bezahlung |
| Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht) | Aufbewahrung von Buchungs- und Kassenbelegen |
| Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) | Sicherheit der Website, Schutz vor Missbrauch, Datensicherung, Vereinsfotos |
| Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) | Feedback-Mail nach der Ausleihe, Einzelporträts |
Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an die oben genannte Adresse.
4. Mitgliederverwaltung
Für die Verwaltung unserer Mitglieder verarbeiten wir:
- Vor- und Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
- Geburtsdatum (z. B. zur Beitragsermittlung oder Altersstruktur),
- Eintrittsdatum und Status (aktiv oder ausgetreten),
- Beitragshöhe sowie für den Lastschrifteinzug Kontoinhaber, IBAN, BIC, Kreditinstitut, Mandatsreferenz und Datum des SEPA-Mandats,
- interne Vermerke des Vorstands, soweit sie für die Mitgliedschaft nötig sind.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft). Die Daten liegen in einer passwortgeschützten Datenbank bei unserem Hoster STRATO in Deutschland (siehe Abschnitt 9). Zugriff haben nur Personen, die der Vorstand dafür freigeschaltet hat, und zwar abgestuft: Bankverbindungen sehen nur die für Beiträge zuständigen Personen.
Listen für die Vereinsarbeit, zum Beispiel Telefon- oder Adresslisten, erstellen wir nur mit den jeweils nötigen Angaben und geben sie nur an Personen weiter, die sie für ihre Vereinsaufgabe brauchen.
Mitgliedsantrag online oder auf Papier
Den Mitgliedsantrag können Sie auf unserer Website online ausfüllen oder als PDF ausdrucken und unterschrieben abgeben. Beim Online-Antrag werden Ihre Angaben verschlüsselt an unseren Server übertragen und dort als offener Antrag gespeichert. Zusätzlich speichern wir den Zeitpunkt, zu dem Sie der Datenschutzerklärung zugestimmt und das SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben.
Der Verein erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, die nur Ihren Namen und Wohnort enthält, keine Bankdaten und kein Geburtsdatum. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung, in der Ihre IBAN nur gekürzt erscheint. Den Antrag sehen nur Personen, die der Vorstand für die Mitgliederverwaltung freigeschaltet hat; die vollständige Bankverbindung nur die für Beiträge zuständigen Personen.
Nach der Prüfung wird der Antrag entweder in Ihre Mitgliedsdaten übernommen oder, bei einer Ablehnung, vollständig gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung der Mitgliedschaft).
5. Buchung von Trail-Rucksäcken
Wenn Sie über unsere Buchungsseite einen Trail-Rucksack buchen, verarbeiten wir:
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (Pflichtangaben),
- optional eine Nachricht an uns,
- die Buchungsdaten: Trail, Datum, Preis, Zahlungsart und Zahlungsstatus,
- den Zeitpunkt, zu dem Sie die Ausleihbedingungen akzeptiert haben, und ob Sie der Feedback-Mail zugestimmt haben,
- bei der Ausleihe die Vermerke, ob der Rucksack abgeholt und zurückgegeben wurde.
Wir nutzen diese Daten ausschließlich, um Ihre Buchung zu bearbeiten, Sie bei Fragen zur Abholung zu erreichen und die Zahlung zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mietverhältnisses). Ohne die Pflichtangaben ist keine Buchung möglich.
Die Buchungen werden auf unserem Webspace bei STRATO gespeichert und sind nur für die vom Vorstand berechtigten Helferinnen und Helfer in einem passwortgeschützten Bereich einsehbar. Telefonische oder spontane Buchungen tragen die Helfer dort ebenfalls ein.
Mit dem Link in Ihrer Buchungsbestätigung können Sie Ihre Buchung bis zur angegebenen Frist selbst stornieren. Der Link enthält einen zufälligen Code, den nur Sie kennen.
6. E-Mails rund um die Buchung
Alle Mails versenden wir über unser Postfach bei STRATO.
| Wann | Rechtsgrundlage | |
|---|---|---|
| Mitteilung an den Verein | Bei jeder Buchung und jeder Stornierung durch Sie | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Buchungsbestätigung an Sie | Direkt nach der Buchung, mit Buchungsdaten, Abholhinweisen, Zahlungslink und Storno-Link | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Erinnerung | Am Vortag oder am Morgen der Ausleihe, mit Abholort und -zeit | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Bitte um Feedback | Am Tag nach der Ausleihe, nur wenn Sie beim Buchen zugestimmt haben | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
Die Zustimmung zur Feedback-Mail ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihre Buchung. Sie können sie jederzeit widerrufen, etwa durch eine kurze Antwort auf die Buchungsbestätigung.
7. Bezahlung per PayPal
Wenn Sie bei der Buchung PayPal wählen, zeigen wir Ihnen nach dem Absenden und in der Buchungsbestätigung einen Link zu PayPal. Erst wenn Sie diesen Link öffnen, werden Daten an PayPal übermittelt: der Betrag und als Verwendungszweck Buchungsnummer, Trail, Datum und Ihr Name, bei der Zahlung außerdem Ihre Zahlungsdaten bei PayPal.
Anbieter ist PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung bei PayPal gilt dessen Datenschutzerklärung: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full
Bei Barzahlung bei der Abholung werden keine Daten an einen Zahlungsdienstleister übermittelt.
8. Fotos und Videos bei Veranstaltungen
Bei unseren öffentlichen und vereinsinternen Veranstaltungen werden regelmäßig Fotos und gegebenenfalls Videos aufgenommen. Sie dienen der Öffentlichkeitsarbeit und der Vereinsdokumentation und können veröffentlicht werden auf unserer Website, in unseren Social-Media-Kanälen (z. B. Facebook, Instagram), in Tageszeitungen und Gemeindeblättern sowie in Vereinsbroschüren und sonstigen Publikationen.
Aufnahme und Veröffentlichung erfolgen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 23 KunstUrhG). Ist eine Einwilligung erforderlich, etwa bei Einzelporträts, holen wir sie gesondert ein. Auf Fotoaufnahmen weisen wir bei Veranstaltungen durch Aushänge oder mündlich hin. Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten oder ein veröffentlichtes Bild entfernt haben möchten, sprechen Sie uns bitte an.
9. Hosting, E-Mail und Server-Protokolle
Unsere Website, die Buchungsseite, die Vereinsverwaltung mit Mitgliederdatenbank und unsere E-Mail-Postfächer werden bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, auf Servern in Deutschland betrieben. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Daten, die Ihr Browser übermittelt, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite und Browsertyp. Diese Daten sind für die Auslieferung und Sicherheit der Website erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unsere Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste und bindet keine Schriftarten oder sonstigen Inhalte von Drittanbietern ein.
10. Cookies und Schutz vor Missbrauch
Für Besucherinnen und Besucher der Website und der Buchungsseite setzen wir keine Cookies.
Nur in der passwortgeschützten Vereinsverwaltung setzen wir für angemeldete Helfer und Vorstandsmitglieder ein Sitzungs-Cookie, das die Anmeldung hält und beim Abmelden oder Schließen des Browsers ungültig wird, sowie ein Cookie, das die gewählten Spalten in Listen und Exporten speichert. Beide sind für die gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Um Massenbuchungen, Spam über die Bestätigungsmail und das Erraten von Passwörtern zu verhindern, zählen wir Buchungen, Storno-Versuche und Anmeldeversuche je Absender. Dafür speichern wir die IP-Adresse nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Hashwert, und zwar nur für die Dauer der jeweiligen Sperrfrist (höchstens 24 Stunden). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb.
11. Vereinsinterne Verwaltung, Protokoll und Datensicherung
- Zugriff: Buchungs- und Mitgliederdaten sind nur in einem passwortgeschützten Bereich einsehbar. Jede berechtigte Person hat ein eigenes Konto; der Vorstand legt fest, wer welche Bereiche sehen oder bearbeiten darf.
- Protokoll: Änderungen an Mitgliederdaten sowie Exporte werden mit Benutzername, Zeitpunkt und Art der Änderung protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat.
- Datensicherung: Nach jeder Änderung wird automatisch eine Sicherung der Mitgliederdaten in einem geschützten Bereich unseres Webspace angelegt. Sicherungen der letzten 30 Tage bleiben vollständig erhalten, ältere nur als eine Sicherung pro Tag; nach 400 Tagen werden sie automatisch gelöscht. Gelöschte Daten können deshalb bis zu diesem Zeitpunkt noch in Sicherungen enthalten sein; sie werden daraus nur zur Wiederherstellung nach einem Fehler verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Datenverlust).
- Kalender-Abo: Unsere Helfer können die Rucksack-Buchungen in ihrem Kalender abonnieren, um die Ausgabe zu planen. Dabei werden Name, Telefonnummer und Buchungsdaten an den Kalenderdienst des jeweiligen Helfers übertragen, zum Beispiel Apple iCloud oder Google Kalender. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Organisation der Ausgabe).
12. Weitergabe von Daten
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Empfänger sind nur:
- STRATO AG als Hoster von Website, Datenbank und E-Mail (Auftragsverarbeitung, Abschnitt 9),
- PayPal, wenn Sie selbst per PayPal bezahlen (Abschnitt 7),
- unsere Bank für den Einzug der Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift,
- Kalenderdienste unserer Helfer, wenn sie das Kalender-Abo nutzen (Abschnitt 11),
- Dachverbände, Behörden oder Gerichte, soweit dies für unsere Vereinszwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, sowie
- weitere Stellen nur mit Ihrer Einwilligung.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet durch uns nicht statt. Für die Verarbeitung bei PayPal und den Kalenderdiensten gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.
13. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Mitgliederdaten | Für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach dem Austritt löschen wir sie, sobald sie nicht mehr benötigt werden; Angaben zu Beitragszahlungen bewahren wir bis zum Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfrist auf (bis zu 10 Jahre). |
| Bankverbindung und SEPA-Mandat | Bis zum Widerruf des Mandats bzw. zum Austritt, danach bis keine Rückbuchungen mehr möglich sind |
| Rucksack-Buchungen | Bis die Buchung abgewickelt ist und für die Vereinskasse nicht mehr gebraucht wird; als Kassenbeleg nötige Angaben bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist (bis zu 10 Jahre) |
| Gelöschte Buchungen im Papierkorb | Endgültig gelöscht nach 30 Tagen |
| Protokoll der Änderungen | Solange es zur Nachvollziehbarkeit der Mitgliederverwaltung erforderlich ist |
| Datensicherungen | Höchstens 400 Tage |
| IP-Hashwerte zum Missbrauchsschutz | Höchstens 24 Stunden |
| Server-Protokolle bei STRATO | Nach den Löschfristen von STRATO |
| Fotos und Videos | Solange sie der Vereinsdokumentation dienen oder bis Sie berechtigt widersprechen |
14. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) und
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
Wenden Sie sich dazu einfach an die in Abschnitt 1 genannte Stelle.
Für die Mitgliedschaft ist die Angabe der dafür nötigen Daten erforderlich; ohne sie kann die Mitgliedschaft nicht eingegangen oder fortgeführt werden. Für eine Rucksack-Buchung gilt das für Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
15. Keine automatisierte Entscheidung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
Beschluss und Änderungen
Diese Datenschutz-Richtlinie wurde in der Sitzung des Vorstandes vom 29.10.2026 beschlossen und ersetzt die Fassung vom 25.10.2026. Der Vorstand passt sie bei Bedarf an, etwa bei rechtlichen Änderungen oder neuen Vereinsangeboten. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf unserer Website; auf Anfrage erhalten Sie sie auch schriftlich.